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Aquí se hablara sobre la importancia de la aplicación del Proceso  Administrativo en una empresa

El proceso administrativo sigue siendo utilizado en la mayoría de empresas en la actualidad, su importancia radica en que ayuda a una empresa u organización a enfocarse hacia el futuro y prevenir escenarios que se pueden presentar más adelante, así como también determinar la cantidad de recursos que la empresa necesitara para desarrollar todos sus planes y actividades y hacerle frente a los problemas que se puedan dar.

Como en cualquier proceso se involucran un conjunto de etapas necesarias para que se produzca un determinado fin u objetivo. En algunos casos estas etapas, suceden de manera natural, pero en otras, es preciso la intervención humana, de una forma estratégica en tal proceso.

¿QUE ES EL PROCESO ADMINISTRATIVO?

Es una serie y secuencia de pasos, regidos por un conjunto de reglas, normas y políticas para realizar un fin establecido con la finalidad de potenciar la eficiencia de los recursos humanos, técnicos y materiales.

Se divide en 6 etapas:

• PREVISIÓN: ¿Qué se puede hacer?
•  PLANEACIÓN: ¿Qué se va a hacer?
• ORGANIZACIÓN: ¿Cómo se va a hacer?

(Estas tres primeras forman la fase mecánica del proceso, la cual es la parte intelectual, el proceso del pensamiento, teoría, etc.

• INTEGRACIÓN: ¿Con quién se va a hacer?
• DIRECCIÓN: ¿Se está haciendo?
•  CONTROL: ¿Qué se hizo?

(Estas tres últimas etapas conforman la fase dinámica del proceso, es en donde es el momento de actuar, de llevar a cabo, accionar todo lo de la fase del pensamiento.)

1. PREVISION

Esto que consiste en anticiparse a que un hecho, situación, contratiempo, problema, pueda suceder o no.

Se divide en 5 etapas:

• Planteamiento del problema. En esta etapa se le tiene que dar nombre y apellido, a lo que se quiere llegar o resolver.
• Investigación. En esta etapa se realiza la recopilación de información, con la finalidad de poder conocer a fondo el problema con sus características, elementos, partes, en donde la información debe ser lo más amplia y exacta posible. Entre mas fuentes se consulten ayudara a una mejor toma de decisiones, tratando que toda la información que se obtenga sea de fuentes primarias.

Tipos de investigación:

-Documental

-Cuestionario (encuesta y entrevista)

-Observación

• Alternativas. En esta etapa a partir de la información recopilada, se plantean las opciones para poder resolver el problema.
• Evaluación de alternativas. En esta parte se realiza una matriz, en la cual se va a cruzar información, estableciendo ventajas y desventajas, por variable para cada opción (las variables son las alternativas que determinamos con la información recopilada).

2. PLANEACION

La planeación es básica ya que es el punto de partida y directriz primordial de toda actividad administrativa.

Consiste en visualizar el futuro de una manera detallada, donde la imagen que se forme,  debe ser igual a la redacción, determinación del curso concreto de acción que se habrá de seguir, fijando los principios que lo habrán de presidir y orienta, la secuencia de operaciones necesarias para alcanzarlo, y la fijación de tiempos, unidades, etc., necesarias para su realización.

Principios:

1. Factibilidad. Lo que se planee debe ser realizable.
2. Objetividad y cuantificación. Al planear se debe basar en datos reales, razonamientos precisos y exactos.
3. Flexibilidad. Debe establecerse un margen de holgura.
4. Unidad. Todos los planes específicos deben integrarse en un plan general.
5. Del cambio de estrategias. Al extenderse un plan en relación al tiempo  (largo plazo), será necesario rehacerlo completamente.

Se divide en 5 etapas:

• Políticas y normas. Es el lineamiento bajo el cual las acciones se van a realizar, establecimiento de las condiciones, es el marco para que una actividad se lleve a cabo respecto al objetivo. Principios para orientar la acción.
• Procedimientos. Es la descripción gráfica, de la realización de cada una de las actividades. Secuencia de operaciones o métodos
• Programas: Fijación de tiempos requeridos.
• Objetivos: Fijar la meta, siempre  tomando en cuenta todas las partes que conforman un objetivo, las cuales son:

-Sujeto (quien lo va a realizar)

-Verbo (se establece en tercera persona y en acción)

-Que (lo que se quiere lograr)

-Tiempo (se establece la fecha para lograrlo)

-Debe ser cuantificable y medible.

• Presupuestos: Establecer de manera anticipado cuánto se va a gastar, se realiza en el mes de Noviembre, su autorización es en Diciembre y su aplicación a partir del 1 de Enero del siguiente año. Se toma como base el presupuesto del año anterior, haciendo ajustes, con los incrementos e índices inflacionarios.

Tipos de presupuesto:

-Presupuesto de gastos: todos los egresos que vas a tener.

-Presupuesto de ingresos: todo lo que vas a obtener.

-Presupuesto base 0: este solamente se utiliza en tiempo de crisis. Se tiene que estar presupuestando al día, antes de iniciar labor.

3. ORGANIZACIÓN

Principios:

1. Del Objetivo. Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa.
2. Especialización. Este principio establecido por Adam Smith hace 200 años; afirma que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una solo actividad.
3. Jerarquía. Es necesario establecer centros de autoridad de los que emanen comunicación necesaria para lograr los planes.
4. Paridad de autoridad y responsabilidad. A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.
5. Unidad de mando. Al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deberán reportar a más de un superior.
6. Difusión. Las obligaciones de cada puesto deben publicarse y ponerse, por escrito, a disposición de todos aquellos miembros que tengan relación con la empresa.
7. Amplitud o tramo de control. Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar sus funciones eficientemente.
8. De coordinación. Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio.

Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:

1. Es de carácter continuo.
2. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr objetivos del grupo social.
3. Suministra métodos para desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.
4. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades.
5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos

Comprende cuatro elementos:

• Jerarquías: fijar la autoridad y responsabilidad correspondiente a cada nivel.
• Estructura: Representación gráfica de cada uno de los puestos y áreas funcionales que integran a la empresa.
• Niveles: se dividen en tres, estratégico, táctico y operacional.

-Nivel estratégico: se encarga de establecer que se va a hacer, dirige a la empresa y toma decisiones.

-Nivel táctico: establece como se va a hacer.

-Nivel operacional: es quien ejecuta.

• Puestos: Es la posición que se va a ocupar dentro de una estructura y que de acuerdo a sus funciones, obligaciones, va a pertenecer a un área funcional con sus responsabilidades y su grado de autoridad a uno  de los tres niveles.
• Herramientas que se utilizan en la previsión:

1.- En investigación: documental, cuestionario y observación,

2.- Tabla de evaluación de alternativas

• Herramientas que se utilizan en la planeación:

1.- Tabla de descripción de actividades

2.- Cronograma

3.- Grafica de Gantt

4.- Diagrama de Pert

5.- Diagrama de flujo

6.- Presupuestos

• Herramientas que se utilizan en la organización:

1.- Organigramas

2.- Descripción de puestos

4. INTEGRACIÓN

Consiste en los procedimientos para dotar un organismo social de todos aquellos medios que la mecánica administrativa señala como necesarios para su más eficaz funcionamiento, escogiéndolos, introduciéndoles, articulándolos y buscando su mejor desarrollo.

La integración se divide en dos elementos cosas y personas.

•  Las cosas consiste en proporcionar a la organización de todos los recursos materiales, tecnológicos para poder operar.
•  La parte de persona consiste en proporcionar a la organización de los recursos humanos que realicen las cosas, y alcancen los objetivos del puesto y de la organización. Este elemento se divide en los siguientes pasos:

-Reclutamiento: técnica para buscar al candidato idóneo.

-Selección: técnica para encontrar y escoger los elementos necesarios.

-Capacitación: al personal seleccionado, se le va a proporcionar el conocimiento de la empresa.

-Introducción: la mejor manera para lograr que los nuevos elementos se articulen lo mejor y más rápidamente que sea posible al organismo social

-Adiestramiento.

-Desarrollo: todo elemento en un organismo social busca y necesita progresar, mejorar.

-Evaluación.

6.DIRECCIÓN

Es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo de un organismo social, con el fin de que el conjunto de todas ellas realicen del modo más eficaz los planes señalados.

La Dirección es trascendental porque:

• Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización.
• A través de ella se logran las formas de conducta más deseables.
• La dirección eficiente es determinante en la moral y productividad de los empleados.
• Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización, y en la eficacia de los sistemas de control.
• A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.

Principios:

1. De la armonía del objetivo o coordinación de intereses.
2. Impersonalidad de mando. La autoridad y su ejercicio (el mando), surgen como una necesidad de la organización.
3. De la supervisión directa. Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que se realicen con mayor facilidad.
4. De la vía jerárquica. Se deben respetar los canales de comunicación, establecidos por la organización formal.
5. De la resolución del conflicto. Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa.
6. Aprovechamiento del conflicto. El conflicto es un problema u obstáculo que se antepone al logro de las metas de la organización, pero que permite al administrador visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas.

Comprende los siguientes cuatro elementos:

-Liderazgo: Mando o autoridad: es el principio del que deriva toda la administración y, por lo mismo, su elemento principal, que es la Dirección. Se estudia cómo delegarla y cómo ejercerla.

-Comunicación: es como el sistema nervioso de un organismo social; lleva la centro director todos los elementos que deben conocerse, y de éste, hacia cada órgano y célula, las órdenes de acción necesarias, debidamente coordinada.

-Motivación.

-Supervisión: la función última de la administración es el ver si las cosas se están haciendo tal y como se habían planeado y mandado.

7.CONTROL

Consiste en el establecimiento de sistemas que nos permitan medir los resultados actuales y pasados en relación con los esperados, con el fin de saber si se ha obtenido lo que se esperaba, corregir, mejorar y formular nuevos planes.

El control es de vital importancia porque:

·         Establece las medidas para corregir las actividades.

·         Se aplica a todo.

·         Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones

·         Localiza los sectores responsables de la administración.

·         Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes.

·         Reduce los costos y ahorra tiempo al evitar errores.

·         Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en la productividad.

Principios:

1. Equilibrio. A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente.
2. De los objetivos. Se refiere al control que existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos.
3. De la oportunidad. Para que sea eficaz, necesita es oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error.
4. De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron.
5. De excepción. Debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuáles funciones estratégicas requieren control.
6. De la función controlada. La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Señala que la persona o la función que realízale control no debe estar involucrada con la actividad de controlar.

Comprende los siguientes cinco elementos:

1. Análisis de resultados.
2. Establecimiento de normas: porque sin ellas es imposible hacer la comparación, base de todo control.
3. Operación de los controles: ésta suele ser una función propia de los técnicos especialistas en cada uno de ellos.
4. Interpretación de resultados: ésta es una función administrativa, que vuelve a constituir un medio de planeación.

Estos elementos de la administración constituyen el proceso administrativo y son los medios por los cuales administra un gerente. Normalmente no se llevan a cabo en una secuencia particular, sino como lo pueda requerir la situación que se está considerando. Siendo un proceso único, normalmente se dan varias etapas simultáneamente; con todo, lo ordinario es que alguna de ellas predomine en cada momento de la administración

En el establecimiento de una nueva empresa, probablemente el orden de las funciones sea como el que se ha delineado anteriormente; pero en una empresa en marcha, un gerente puede desempeñar, por ejemplo, el control en un momento dado y posteriormente la dirección y luego la planeación. La gerencia debe adaptarse al objetivo específico o al proyecto en particular.

La administración es un proceso en esencia dinámico y evolutivo, que se adapta e influye en forma continua en las condiciones sociales, políticas, económicas y tecnológicas, utilizándolas para alcanzar de la manera más adecuada los objetivos que persigue.

La importancia de la aplicación de este proceso en las empresas y hasta en las actividades que organizamos en nuestra vida, es alta, debido a que por medio de este se pueden encontrar, las posibles variables (problemas), que se puedan presentar en un futuro y de esta forma la mejor solución para ellas. Otra ventaja es que se describen las actividades que se deben realizar en tiempo y forma, sobre quien o quienes son responsables de estas, así como todos los materiales que se necesitan para su ejecución, tanto costos, presupuestos, tiempos, descripción de cada puesto, entre otros.

Realizando cada paso de una forma secuencial y ordenada se pueden obtener grandes resultados que favorecen a lograr los objetivos de la empresa, evitando errores, perdida de dinero y pérdida de tiempo.

Es responsabilidad del líder hacer que todos los miembros de dicha organización, se dirijan hacia un mismo objetivo, exista siempre la motivación, comunicación, para que todos cumplan con lo establecido, para que de esta manera la empresa sea exitosa.