El
proceso administrativo sigue siendo utilizado en la mayoría de empresas en la
actualidad, su importancia radica en que ayuda a una empresa u organización a
enfocarse hacia el futuro y prevenir escenarios que se pueden presentar más
adelante, así como también determinar la cantidad de recursos que la empresa
necesitara para desarrollar todos sus planes y actividades y hacerle frente a
los problemas que se puedan dar.
Como
en cualquier proceso se involucran un conjunto de etapas necesarias para que se
produzca un determinado fin u objetivo. En algunos casos estas etapas, suceden
de manera natural, pero en otras, es preciso la intervención humana, de una
forma estratégica en tal proceso.
¿QUE ES EL PROCESO ADMINISTRATIVO?
Es
una serie y secuencia de pasos, regidos por un conjunto de reglas, normas y
políticas para realizar un fin establecido con la finalidad de potenciar la
eficiencia de los recursos humanos, técnicos y materiales.
Se
divide en 6 etapas:
- PREVISIÓN: ¿Qué se puede hacer?
- PLANEACIÓN: ¿Qué se va a hacer?
- ORGANIZACIÓN: ¿Cómo se va a hacer?
(Estas
tres primeras forman la fase mecánica del proceso, la cual es la parte
intelectual, el proceso del pensamiento, teoría, etc.
- INTEGRACIÓN: ¿Con quién se va a hacer?
- DIRECCIÓN: ¿Se está haciendo?
- CONTROL: ¿Qué se hizo?
(Estas
tres últimas etapas conforman la fase dinámica del proceso, es en donde es el
momento de actuar, de llevar a cabo, accionar todo lo de la fase del
pensamiento.)
1. PREVISION
Esto
que consiste en anticiparse a que un hecho, situación, contratiempo, problema,
pueda suceder o no.
Se
divide en 5 etapas:
- Planteamiento del problema. En esta etapa se le tiene que dar nombre y apellido, a lo que se quiere llegar o resolver.
- Investigación. En esta etapa se realiza la recopilación de información, con la finalidad de poder conocer a fondo el problema con sus características, elementos, partes, en donde la información debe ser lo más amplia y exacta posible. Entre mas fuentes se consulten ayudara a una mejor toma de decisiones, tratando que toda la información que se obtenga sea de fuentes primarias.
-Documental
-Cuestionario
(encuesta y entrevista)
-Observación
- Alternativas. En esta etapa a partir de la información recopilada, se plantean las opciones para poder resolver el problema.
- Evaluación de alternativas. En esta parte se realiza una matriz, en la cual se va a cruzar información, estableciendo ventajas y desventajas, por variable para cada opción (las variables son las alternativas que determinamos con la información recopilada).
2. PLANEACION
La planeación es básica ya que es el
punto de partida y directriz primordial de toda actividad administrativa.
Consiste
en visualizar el futuro de una manera detallada, donde la imagen que se
forme, debe ser igual a la redacción, determinación
del curso concreto de acción que se habrá de seguir, fijando los principios que
lo habrán de presidir y orienta, la secuencia de operaciones necesarias para
alcanzarlo, y la fijación de tiempos, unidades, etc., necesarias para su
realización.
Principios:
- Factibilidad.
Lo que se planee debe ser realizable.
- Objetividad
y cuantificación. Al planear se debe basar en datos reales, razonamientos
precisos y exactos.
- Flexibilidad.
Debe establecerse un margen de holgura.
- Unidad.
Todos los planes específicos deben integrarse en un plan general.
- Del
cambio de estrategias. Al extenderse un plan en relación al tiempo (largo plazo), será necesario rehacerlo
completamente.
Se
divide en 5 etapas:
- Políticas
y normas. Es el lineamiento bajo el cual las acciones se van a realizar, establecimiento
de las condiciones, es el marco para que una actividad se lleve a cabo
respecto al objetivo. Principios para orientar la acción.
- Procedimientos.
Es la descripción gráfica, de la realización de cada una de las actividades.
Secuencia de operaciones o métodos
- Programas:
Fijación de tiempos requeridos.
- Objetivos:
Fijar la meta, siempre tomando en
cuenta todas las partes que conforman un objetivo, las cuales son:
-Sujeto (quien lo va a realizar)
-Verbo (se establece en tercera persona y en acción)
-Que (lo que se quiere lograr)
-Tiempo (se establece la fecha para lograrlo)
-Debe ser cuantificable y medible.
- Presupuestos: Establecer de manera anticipado cuánto se va a gastar, se realiza en el mes de Noviembre, su autorización es en Diciembre y su aplicación a partir del 1 de Enero del siguiente año. Se toma como base el presupuesto del año anterior, haciendo ajustes, con los incrementos e índices inflacionarios.
Tipos de presupuesto:
-Presupuesto de gastos: todos los egresos que vas a
tener.
-Presupuesto de ingresos: todo lo que vas a obtener.
-Presupuesto base 0: este solamente se utiliza en
tiempo de crisis. Se tiene que estar presupuestando al día, antes de iniciar
labor.
3. ORGANIZACIÓN
Principios:
- Del
Objetivo. Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización
deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa.
- Especialización.
Este principio establecido por Adam Smith hace 200 años; afirma que el
trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la
ejecución de una solo actividad.
- Jerarquía.
Es necesario establecer centros de autoridad de los que emanen
comunicación necesaria para lograr los planes.
- Paridad
de autoridad y responsabilidad. A cada grado de responsabilidad conferido,
debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha
responsabilidad.
- Unidad
de mando. Al determinar un centro de autoridad y decisión para cada
función, debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deberán
reportar a más de un superior.
- Difusión.
Las obligaciones de cada puesto deben publicarse y ponerse, por escrito, a
disposición de todos aquellos miembros que tengan relación con la empresa.
- Amplitud
o tramo de control. Hay un límite en cuanto al número de subordinados que
deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar sus
funciones eficientemente.
- De
coordinación. Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse
en equilibrio.
Los fundamentos básicos que demuestran la importancia
de la organización son:
- Es de
carácter continuo.
- Es un
medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr objetivos
del grupo social.
- Suministra
métodos para desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de
esfuerzo.
- Evita
la lentitud e ineficiencia en las actividades.
- Reduce
o elimina la duplicidad de esfuerzos
Comprende cuatro elementos:
- Jerarquías:
fijar la autoridad y responsabilidad correspondiente a cada nivel.
- Estructura:
Representación gráfica de cada uno de los puestos y áreas funcionales que
integran a la empresa.
- Niveles:
se dividen en tres, estratégico, táctico y operacional.
-Nivel estratégico: se encarga de establecer que se va
a hacer, dirige a la empresa y toma decisiones.
-Nivel táctico: establece como se va a hacer.
-Nivel operacional: es quien ejecuta.
- Puestos: Es la posición que se va a ocupar dentro de una estructura y que de acuerdo a sus funciones, obligaciones, va a pertenecer a un área funcional con sus responsabilidades y su grado de autoridad a uno de los tres niveles.
- Herramientas que se utilizan en la previsión:
1.- En investigación: documental, cuestionario y observación,
2.- Tabla de evaluación de alternativas
- Herramientas que se utilizan en la planeación:
1.- Tabla de descripción de actividades
2.- Cronograma
3.- Grafica de Gantt
4.- Diagrama de Pert
5.- Diagrama de flujo
6.- Presupuestos
- Herramientas que se utilizan en la organización:
2.- Descripción de puestos
4. INTEGRACIÓN
Consiste en los procedimientos para dotar un organismo
social de todos aquellos medios que la mecánica administrativa señala como
necesarios para su más eficaz funcionamiento, escogiéndolos, introduciéndoles,
articulándolos y buscando su mejor desarrollo.
La integración se divide en dos elementos cosas y
personas.
- Las cosas consiste en proporcionar a la organización de todos los recursos materiales, tecnológicos para poder operar.
- La parte de persona consiste en proporcionar a la organización de los recursos humanos que realicen las cosas, y alcancen los objetivos del puesto y de la organización. Este elemento se divide en los siguientes pasos:
-Reclutamiento: técnica para buscar al candidato
idóneo.
-Selección: técnica para encontrar y escoger los
elementos necesarios.
-Capacitación: al personal seleccionado, se le va a proporcionar
el conocimiento de la empresa.
-Introducción: la mejor manera para lograr que los
nuevos elementos se articulen lo mejor y más rápidamente que sea posible al
organismo social
-Adiestramiento.
-Desarrollo: todo elemento en un organismo social
busca y necesita progresar, mejorar.
-Evaluación.
6.DIRECCIÓN
Es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada
miembro y grupo de un organismo social, con el fin de que el conjunto de todas
ellas realicen del modo más eficaz los planes señalados.
- Pone en
marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la
organización.
- A
través de ella se logran las formas de conducta más deseables.
- La
dirección eficiente es determinante en la moral y productividad de los
empleados.
- Su
calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de
métodos de organización, y en la eficacia de los sistemas de control.
- A
través de ella se establece la comunicación necesaria para que la
organización funcione.
Principios:
- De la
armonía del objetivo o coordinación de intereses.
- Impersonalidad
de mando. La autoridad y su ejercicio (el mando), surgen como una
necesidad de la organización.
- De la
supervisión directa. Se refiere al apoyo y comunicación que debe
proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los
planes, de tal manera que se realicen con mayor facilidad.
- De la
vía jerárquica. Se deben respetar los canales de comunicación,
establecidos por la organización formal.
- De la
resolución del conflicto. Indica la necesidad de resolver los problemas
que surjan durante la gestión administrativa.
- Aprovechamiento
del conflicto. El conflicto es un problema u obstáculo que se antepone al
logro de las metas de la organización, pero que permite al administrador
visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas.
Comprende los siguientes cuatro elementos:
-Liderazgo: Mando o autoridad: es el principio del que
deriva toda la administración y, por lo mismo, su elemento principal, que es la
Dirección. Se estudia cómo delegarla y cómo ejercerla.
-Comunicación: es como el sistema nervioso de un
organismo social; lleva la centro director todos los elementos que deben
conocerse, y de éste, hacia cada órgano y célula, las órdenes de acción necesarias,
debidamente coordinada.
-Motivación.
-Supervisión: la función última de la administración
es el ver si las cosas se están haciendo tal y como se habían planeado y
mandado.
7.CONTROL
Consiste en el establecimiento de sistemas que nos
permitan medir los resultados actuales y pasados en relación con los esperados,
con el fin de saber si se ha obtenido lo que se esperaba, corregir, mejorar y
formular nuevos planes.
El control es de vital importancia porque:
·
Establece las medidas para corregir las actividades.
·
Se aplica a todo.
·
Determina y analiza rápidamente las causas que pueden
originar desviaciones
·
Localiza los sectores responsables de la
administración.
·
Proporciona información acerca de la situación de la
ejecución de los planes.
·
Reduce los costos y ahorra tiempo al evitar errores.
·
Su aplicación incide directamente en la
racionalización de la administración y consecuentemente, en la productividad.
Principios:
- Equilibrio.
A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de
control correspondiente.
- De los
objetivos. Se refiere al control que existe en función de los objetivos,
es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los
objetivos preestablecidos.
- De la
oportunidad. Para que sea eficaz, necesita es oportuno, es decir, debe
aplicarse antes de que se efectúe el error.
- De las
desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en
relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera
que sea posible conocer las causas que las originaron.
- De
excepción. Debe aplicarse, preferentemente, a las actividades
excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo,
delimitando adecuadamente cuáles funciones estratégicas requieren control.
- De la
función controlada. La función controladora por ningún motivo debe
comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control.
Señala que la persona o la función que realízale control no debe estar
involucrada con la actividad de controlar.
Comprende los siguientes cinco elementos:
- Análisis
de resultados.
- Establecimiento
de normas: porque sin ellas es imposible hacer la comparación, base de
todo control.
- Operación
de los controles: ésta suele ser una función propia de los técnicos
especialistas en cada uno de ellos.
- Interpretación
de resultados: ésta es una función administrativa, que vuelve a constituir
un medio de planeación.
Estos elementos de la administración constituyen el proceso administrativo
y son los medios por los cuales administra un gerente. Normalmente no se llevan
a cabo en una secuencia particular, sino como lo pueda requerir la situación
que se está considerando. Siendo un proceso único, normalmente se dan varias
etapas simultáneamente; con todo, lo ordinario es que alguna de ellas predomine
en cada momento de la administración
En el establecimiento de una nueva empresa, probablemente el orden de las
funciones sea como el que se ha delineado anteriormente; pero en una empresa en
marcha, un gerente puede desempeñar, por ejemplo, el control en un momento dado
y posteriormente la dirección y luego la planeación. La gerencia debe adaptarse
al objetivo específico o al proyecto en particular.
La administración es un proceso en esencia dinámico y evolutivo, que se
adapta e influye en forma continua en las condiciones sociales, políticas,
económicas y tecnológicas, utilizándolas para alcanzar de la manera más
adecuada los objetivos que persigue.
La importancia
de la aplicación de este proceso en las empresas y hasta en las actividades que
organizamos en nuestra vida, es alta, debido a que por medio de este se pueden
encontrar, las posibles variables (problemas), que se puedan presentar en un
futuro y de esta forma la mejor solución para ellas. Otra ventaja es que se
describen las actividades que se deben realizar en tiempo y forma, sobre quien
o quienes son responsables de estas, así como todos los materiales que se
necesitan para su ejecución, tanto costos, presupuestos, tiempos, descripción
de cada puesto, entre otros.
Realizando cada paso de una forma secuencial y
ordenada se pueden obtener grandes resultados que favorecen a lograr los
objetivos de la empresa, evitando errores, perdida de dinero y pérdida de
tiempo.
Es responsabilidad del líder hacer que todos los
miembros de dicha organización, se dirijan hacia un mismo objetivo, exista
siempre la motivación, comunicación, para que todos cumplan con lo establecido,
para que de esta manera la empresa sea exitosa.
